Yönetim kurullarının aldığı kararların resmiyet kazanması ve denetim mekanizmasının işlemesi, noter onaylı karar ve işletme defterlerinin usulüne uygun tutulması ile mümkündür.
Karar Defteri Noter Kapanış Tasdiki
Yönetici, kat malikleri kurulunun karar defterini her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde (Ocak ayı sonuna kadar) notere kapattırmak ve yeni yılı onaylatmakla yükümlüdür. Bu usul, defterin mahkemeler nezdinde kesin delil sayılmasını sağlar.
Denetçinin Görev ve Sorumlulukları
Denetim kurulu veya denetçi, yönetim planında aksi belirtilmedikçe en az üç ayda bir yönetimin hesaplarını inceler ve haklı bir sebep olduğunda her zaman denetim yapabilir. Yıl sonunda hazırlanan denetim raporu genel kurula sunulur.
Kayıtların Arşivlenmesi
Banka dekontları, faturalar, resmi tebligatlar ve karar tutanakları kanuni süre boyunca saklanmalı; şeffaflık ilkesi gereği kat maliklerinin haklı bilgi talepleri karşılanmalıdır.
